Инвентаризация денег в кассе: что это, как проводится и зачем нужна

Виды инвентаризации и сроки проведения

Инвентаризация кассы может быть двух видов:

• плановая (проводится согласно заранее утвержденному графику);
• внеплановая (происходит внезапно для проверки добросовестности материально-ответственного лица).

Проведение плановой инвентаризации обязательно для всех организаций. На законодательном уровне закреплены случаи, в которых необходимо ее проведение, а регламент и срок проведения утверждаются заранее распоряжением руководства компании.

• ликвидация компании или ее реорганизация;
• при передаче имущества компании в аренду или после продажи;
• перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственного лица;
• после возникновения чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий;
• при обнаружении расхождения в учете или факта хищения.

Процедура в обязательном порядке должна проводиться минимум один раз в год - перед началом составления бухгалтерских отчетов.

Внеплановая инвентаризация является добровольной и может проводиться по желанию. Для нее не нужен особый повод и заранее утвержденные сроки проведения. Обычно ее проводят с целью проверки материально-ответственного лица. Для такой проверки необходимо подготовить приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и причин ее проведения. Также в приказ вносятся имена сотрудников, которые будут входить в комиссию на время проверки.

Основания для проведения внеплановой инвентаризации кассы:

• контроль работы кассиров;
• выявление ошибок в учете или профилактика;
• по требованию контрольных органов или ревизоров;
• доклады сотрудников о нарушениях.

Кто проводит инвентаризацию кассы и что нужно проверять

Для проведения инвентаризации назначается специальная комиссия. В ее состав входят:

• администрация компании;
• сотрудники бухгалтерии;
• сотрудники внутренней службы аудита или привлеченные независимые аудиторы;
• сотрудники СБ (служба безопасности) или другие сотрудники (экономисты, менеджеры и т.д.).

Все сотрудники, утвержденные приказом в состав комиссии, обязаны присутствовать при проведении проверки. Иначе результат инвентаризации можно посчитать недействительным.

Что проверяют при инвентаризации кассы

Инвентаризация может быть сплошной и выборочной. При сплошной инвентаризации проверяют:

• Наличные деньги в кассе: пересчитывают деньги и сравнивают их с данными в кассовом отчете или кассовой книге.
• Денежные документы: сюда относятся различные билеты, например, на поезд или самолет, топливные карты и т. д. Сверяется не только их количество, но и реквизиты и стоимость, указанные в учетной программе.
• Ценные бумаги: у ценных бумаг сверяются серии и номера, фактическая и номинальная стоимости, сроки погашения.
• Бланки строгой отчетности (БСО): проверяют, сколько в наличии БСО, их виды и номера. Полученную информацию сверяют с данными в забалансовом счете 006.

Во время выборочной инвентаризации не проверяется все, а только что-то конкретное, например, наличные деньги в кассе. Предмет проверки обязательно должен быть указан в приказе.

Как проводить инвентаризацию кассы

Перед началом проведения проверки необходимо остановить все кассовые операции. Материальные ценности и деньги нельзя выдавать или принимать до окончания проверки и подведения результатов.

Алгоритм проведения инвентаризации денежных средств:

1. Руководитель издает приказ о проведении проверки с указанием причины и сроков, назначает комиссию. Для инвентаризации перед сдачей годового отчета приказ не нужен.
2. Кассир отдает все приходные и расходные документы в бухгалтерию и подтверждает их передачу своей подписью. Также он подтверждает, что все ценности, находившиеся под его ответственностью оприходованы, а все выбывшие средства были списаны.
3. Члены комиссии приступают к проверке. Они пересчитывают все, что указано в приказе и сверяют данные с учетом. Во время проверки материально-ответственное лицо (кассир) обязательно должен присутствовать.
4. После завершения проверки составляется инвентаризационная опись.

Результат инвентаризации может быть следующим:

• фактическое количество соответствует данным учета, расхождений нет;
• выявлен излишек;
• обнаружена недостача.

Что делать при обнаружении недостачи

Если во время инвентаризации была выявлена недостача, необходимо:

1. Попросить кассира написать объяснительную с указанием причины недостачи;
2. Подготовить приказ о возмещении недостачи и изъятии ценностей у материально-ответственного лица;
3. Проконтролировать, чтобы кассир внес сумму недостачи в кассу, или списать деньги с его следующей зарплаты.

Объяснительная от кассира должна содержать: название компании, ФИО руководителя, дату обнаружения недостачи (дата инвентаризации), ФИО и подпись кассира. Если кассир отказывается писать объяснительную, составляется акт об отказе кассира в предоставлении объяснений.

На этом акте обязательно должна стоять подпись кассира. Если он отказывается, это отражается в акте с подписями двух свидетелей.

Если сотрудник не хочет возмещать недостачу, ее можно взыскать принудительно. Для этого составляется приказ о принудительном возмещении. Если сумма небольшая, ее можно взыскать с зарплаты работника сразу в полном объеме или частями.

Если сумма недостачи большая, необходимо уволить сотрудника и обратиться в суд. Но уволить его можно только тогда, когда доказана его вина. 

Работодатель также имеет право ничего не взыскивать с сотрудника и ограничиться выговором.

Что делать при обнаружении излишка в кассе

Если вы думаете, что излишек - это не недостача, поэтому ничего не нужно делать, то вы ошибаетесь. Излишек в кассе может возникнуть из-за ошибки кассира при расчете с клиентом, или ошибки бухгалтера при проведении операции возврата неизрасходованных средств. В любом случае необходимо выявить причину, чтобы ситуация больше не повторилась.

Неправильное проведение операций кассиром может обернуться жалобой покупателя, а ошибки в учете -  проверкой контролирующими органами, поэтому любое расхождение нужно исправить.

Излишки в кассе, обнаруженные во время инвентаризации, должны быть изъяты комиссией, оприходованы и отражены в акте. Эти деньги включаются в прочие доходы компании и фиксируются в налоговом учете как внереализационный доход, полученный в дату оформления результатов инвентаризации.

С сотрудника необходимо также потребовать объяснительную, где он должен указать причины появления излишка.

Использование современного кассового оборудования и учетных систем позволит снизить ошибки и злоупотребления сотрудниками до минимума. Оставляйте заявку на консультацию, если вам нужно автоматизировать торговлю. С вами свяжутся сотрудники компании ДЕНВИК для того, чтобы подобрать необходимое оборудование и ПО.